Attribuer des mandats et des tâches

En vue de la rentrée d’août, les professionnel.les des paroisses réformées de l’Erguël se répartissent les mandats pour mener à bien les différentes activités de la collaboration. Retour sur une journée de travail constructive et tournée vers demain.

En amont

Le point de départ pour ce travail est le tableau des tâches, réparties par domaines d’activité, avec les pourcentages attribués à chaque activité. Ce tableau a été

  • pensé selon l’organisation de la collaboration
  • réfléchi avec les différentes donnes connues sur la composition de l’équipe
  • discuté en amont dans des allers-retours entre le colloque et le conseil du syndicat
  • élaboré en fonction de ce qui s’est déjà fait et qui fait sens à poursuivre
  • élaboré avec l’espace pour de nouveaux projets à penser et mettre en route, en fonction des priorités et des besoins relayés par les autorités des paroisses, les paroissiens eux-mêmes, des habitants de notre région, des partenaires de travail (pompes funèbres, par exemple), etc.
    Cette question des besoins, entre besoins réels et projections des uns et des autres, est très sérieusement à réfléchir. Nous ne savons franchement pas comment, à l’heure actuelle! Nous accueillons volontiers toute proposition, idée, solution!

Pour l’année à venir, le questionnement qui fondera nos mises en oeuvre et traversera nos activités est “Quelle Église nous voulons être ici, aujourd’hui? Pour qui, par qui, avec qui?” Avec le souci de prendre en compte ce que COVID19 a fait émerger, a révélé, a permis ou a freiné.

Une journée pour se répartir les mandats

L’équipe de la collaboration, les professionnel.le.s et les autorités, ont estimé nécessaire de prendre le temps pour cette tâche. Nous avons donc la chance de pouvoir prendre toute une journée pour cela.

Objectifs de la journée

  • remplir le tableau des tâches, qui fait quoi et à quel pourcentage,
  • faire connaissance, intégrer les nouveaux collègues à l’équipe et à l’avancée des réflexions du groupe déjà existant.

Déroulement de la journée

Mise en place de la salle avec l’aide de l’équipe afin que chacun se sente impliqué dans ce qui va se vivre (et par là éviter que je fasse tout le boulot toute seule!). Temps convivial autour d’un café et d’un morceau de tresse!

Faire connaissance, par un petit jeu court, ludique, décalé, qui donne une note sans prise de tête à la journée.

Présenter les différents mandats, discuter les enjeux, début d’échanges sur comment aller plus loin par la suite.
La coordinatrice retient ces différentes propositions, idées, envies en vue de la planification de 2021!

Un bout du matériel en vue de la journée

Pour les étapes suivantes, nous avons avancé pas à pas, ou plutôt panneau par panneau. Avec plein de post-it! J’aime les post-it, c’est coloré, c’est ludique, ça se décolle et se replace, ce n’est pas immuable, comme nos tâches!

Les coups de coeur

Chacun.e exprime son domaine général “coup de coeur”. Il s’agit de prioriser et de choisir… pas toujours évident lorsqu’on est un.e pasteur.e généraliste aux intérêts multiples…
Les catéchètes professionnelles participent aussi à cet échange coup de coeur. Découvrir les sensibilités des uns et des autres permet aussi de mieux comprendre l’orientation du travail et la manière de fonctionner de chacun.e.

Étape “coup de coeur”

Les tâches dans lesquelles je souhaite m’engager l’année prochaine

Chacun.e exprime les tâches qu’il.elle se verrait accomplir l’année prochaine, sans tenir compte du temps de travail à disposition, mais en s’auto-pondérant tout de même!
À la fin de cette étape, on vérifie que tâches et coups de coeur s’accordent!

Les tâches que chacun.e aimerait accomplir

Le tableau des tâches

Il s’agit ensuite de confronter cela à la réalité des possibilités: chacun.e remplit donc le tableau des tâches en fonction des pourcentages de travail qu’il a à effectuer.
Le tableau s’est rempli tranquillement, tous les domaines ont été couverts.
Il y avait cohérence entre coups de coeur et tableau final. Chacun.e était satisfait de ses nouvelles attributions. Il y a eu quelques ajustements au niveaux des pourcentages à faire.

Le tableau des tâches à remplir. Les croix représentent les pourcentages attribués à chaque activité
Une partie du tableaux rempli: chaque collègue avait reçu un nombre de post-it correspondant à ses pourcentages de travail

Après un bon repas, convivial malgré les distances de protection, l’après-midi a été consacré au travail en groupes par domaines d’activité. Sur la base d’un nouvel outil concocté par la coordinatrice, les équipes ont eu un peu de temps pour lancer les grandes lignes du travail de la rentrée prochaine.

La journée se termine par quelques questions d’organisation courante, par les rangements et une bonne tranche de discussion sur le perron de la maison de paroisse!

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